Cinque anni fa, Fracht USA si è resa conto che il proprio sistema gestionale era diventato obsoleto. Ha deciso, quindi, di modificare l’approccio alla tecnologia per offrire un servizio migliore ai propri clienti e rimanere competitiva sul mercato.
Reiner Wiederkehr, Amministratore Delegato di Fracht USA, afferma che ci sono state una serie di fusioni e acquisizioni che hanno portato a più sistemi diversi non compatibili tra loro, causando così il rallentamento delle operazioni.
“Abbiamo dipendenti fantastici che gestiscono spedizioni ogni giorno ma con il sistema precedente l’operatività era limitata.”
Il Gruppo Fracht lavora in 115 uffici sparsi in più di 40 Paesi. Con nove uffici nel Nord America, Fracht USA fornisce servizi di spedizione, magazzino, distribuzione, nonché trasporti stradali, marittimi e ferroviari.
“Siamo un’azienda internazionale e avevamo, pertanto, la necessità di avvalerci di un sistema globale con un servizio di supporto a livello internazionale. Abbiamo valutato attentamente una serie di sistemi, dopodiché la Direzione ha scelto CargoWise perché è semplicemente il miglior prodotto sul mercato”, ha spiegato Wiederkehr.
Inoltre, avendo di fronte l’esempio degli uffici australiani che avevano adottato per primi CargoWise, Wiederkehr sostiene che il passaggio a questa piattaforma anche negli Stati Uniti era alquanto scontato.
“La Direzione in Australia si è trovata molto bene con il sistema e ha riscontrato un ottimo successo negli ultimi due decenni. Per noi è stato quindi ancora più facile prendere una decisione e il loro aiuto ci ha fornito un enorme vantaggio nell’utilizzo di questa piattaforma”, afferma Wiederkehr.
Trasformazione del modo di operare
Regina Cross, Vice Direttore Operativo e Conformità, afferma che come organizzazione e come direzione aziendale, Fracht USA ha deciso di avvalersi della tecnologia e ha riconosciuto i vantaggi che questa apporta alla propria attività e ai propri clienti.
Con l’implementazione di CargoWise hanno colto l’opportunità, non solo di avviare un nuovo sistema gestionale, ma anche di modificare il modo in cui operavano.
“Da un punto di vista tecnologico e dei processi, il nostro servizio clienti non è cambiato. Ciò che è stato completamente trasformato è il modo in cui abbiamo conformato i nostri processi in termini di obiettivi, KPI e report, il che ha rappresentato un notevole cambiamento per il nostro staff.”
Alla luce dell’impatto creato da questo grande cambiamento, l’azienda ha adottato un approccio sistematico nei confronti dell’implementazione, dando priorità alla formazione e modificando la gestione per garantire che tutto il personale fosse informato.
“Fin dal primo giorno abbiamo deciso di prendere le cose con calma visto il cambiamento dei processi. Desideravamo offrire al nostro personale operativo la possibilità di adattarsi al nuovo sistema prima di aggiungere tutti gli optional” ha affermato Cross.
Wiederkehr ha aggiunto: “Non volevamo essere precipitosi, per questo ci siamo dedicati gradualmente alla formazione del personale, ad apprendere il sistema e a comprenderlo fino in fondo.
Ci siamo anche avvalsi di utenti esperti di CargoWise affinché ci aiutassero, e ancora tutt’oggi disponiamo di consulenti in tutti gli Stati Uniti che ci stanno offrendo il loro supporto.”
Julie Melton, Direttore Processi Operativi di Fracht USA, sostiene: “Era importante che lo staff fosse al corrente del cambiamento e che avesse a disposizione le informazioni, la formazione e il supporto necessari prima dell’implementazione, in modo da avere il tempo per prepararsi.”
Decisioni basate sui dati
Da allora sono passati tre anni e la tecnologia è sempre più presente nelle operazioni di Fracht USA, che sta raccogliendo così i frutti del proprio investimento.
Visibilità in tempo reale, report finanziari dettagliati e una migliore qualità dei dati hanno consentito all'azienda di accelerare i propri processi e prendere decisioni strategiche più rapidamente che mai.
“La visibilità e la funzione di reportistica sono elementi utili per il lavoro quotidiano di molti di noi dell’ufficio direttivo. Che si tratti dell’attività finanziaria o della contabilità delle spedizioni, CargoWise ci consente di essere al corrente davvero di cosa sta accadendo in tutta l’azienda.
Soprattutto dal punto di vista della visibilità finanziaria, CargoWise ci ha aiutato enormemente ad analizzare le nostre transazioni finanziarie per poter effettivamente utilizzare le informazioni contenute. La visibilità ci ha dato un enorme vantaggio”, ha affermato Cross.
Wiederkehr ha rimarcato questo concetto, aggiungendo “I report sono ciò che amo controllare tutti i giorni, soprattutto il modulo contabile di CargoWise. Abbiamo tutto in un unico luogo e la completa visibilità finanziaria ha aiutato notevolmente la nostra azienda.
Anche la qualità dei dati è decisamente migliorata. Possiamo prendere in mano un report in qualsiasi momento e nell’arco di due minuti, siamo in grado di rilevare tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni importanti.”
Stabilire relazioni solide con i clienti
Con CargoWise, sono in grado di fare ciò che realmente amano: fornire soluzioni personalizzate ai propri clienti.
Inoltre, riducendo la necessità di inserire i dati più volte come facevano in precedenza, hanno potuto aumentare a propria efficienza, migliorando così anche il servizio ai clienti, spiega Melton.
“Lavoriamo in un settore che si muove in fretta e i nostri clienti richiedono tutto il più rapidamente possibile. Con CargoWise siamo in grado di portare a termine i lavori velocemente, avvantaggiati dalla flessibilità e dalla visibilità che il sistema offre.
Possiamo fornire dati precisi, siamo in grado di programmare e personalizzare i report, e garantiamo l’immediata visibilità delle spedizioni, che è ciò che viene maggiormente apprezzato.”
Wiederkehr ha aggiunto: “Con alcuni clienti abbiamo instaurato relazioni decennali, che CargoWise ci ha permesso di rafforzare, grazie all’onestà, alla trasparenza e all’operatività.”
Il progredire della trasformazione digitale
“Nell’ultimo anno, ci siamo concentrati sul fornire un servizio migliore e una maggiore visibilità, non solo ai clienti ma anche agli operatori interni”, ha spiegato Melton.
“I nostri clienti sono sempre più contenti della rapidità con la quale rispondiamo alle loro richieste. Per questo la nostra priorità è continuare a migliorare l’esperienza del cliente e fornire assistenza in tempo reale.
Per fare ciò, stiamo implementando dei portali per clienti e sistemi di apprendimento automatico per semplificare ulteriormente i processi. Desideriamo che i nostri operatori siano in grado di supportare i clienti e fornire loro gli aggiornamenti sulle the spedizioni , nonché di rispondere alle richieste il prima possibile”, ha affermato Melton.
Wiederkehr vede un futuro luminoso per Fracht USA.
“Siamo un’azienda internazionale con 115 uffici in tutto il mondo, abbiamo una visione e una strategia solide, e possiamo contare su dipendenti eccezionali che condividono con noi i nostri obiettivi.
Siamo certi di poter implementare CargoWise in più sedi del Gruppo Fracht in futuro.
Sappiamo che c'è molto potenziale per sfruttare al meglio CargoWise e i suoi diversi moduli, ed è questo che intendiamo fare mentre lavoriamo per raggiungere i nostri traguardi.”