Sebbene il lavoro in remoto e le riunioni virtuali siano diventati la normalità, la pandemia ha catapultato nell’era digitale molte persone impiegate nel settore logistico e lo ha fatto molto più rapidamente di quando avrebbero mai potuto immaginare.
Ma a prescindere da questo, già da tempo molti leader del settore stavano dando la priorità all’utilizzo della documentazione digitale, consapevoli del fatto che fare affidamento sulla carta per gestire supply chain efficienti non solo era controproducente ma potenzialmente poteva portare a gravi problemi sul lungo termine.
Ecco perché lo scambio di transazioni elettroniche e documenti digitali nell’ecosistema logistico può trasformare completamente i complessi processi aziendali. A prescindere dalla modalità di trasporto, è un metodo efficiente, economico e sicuro di trasferire importanti informazioni aziendali correlate al trasporto di merci.
Vantaggi importanti dei documenti elettronici
Oltre alle transazioni di tutti i giorni, come gli ordini o le fatture, lo scambio elettronico dei dati nel settore logistico garantisce l’interazione operativa tra aziende partner (clienti, fornitori, magazzini 3PL, spedizionieri, eccetera) in tutte le fasi del ciclo di vita del prodotto.
“La velocità è sempre stata una priorità per le aziende logistiche”, ha detto Aurelie Zengerlin, Responsabile dello sviluppo commerciale di WiseTech Global . “Devi poter accedere ai tuoi documenti in un batter d’occhio, dalle lettere di vettura aerea alle polizze di carico fino ai manifesti e ai carichi di merci, agli ordini di acquisto, alle fatture e molto altro.”
Secondo Zengerlin, di fronte ai lockdown, molte aziende logistiche che non sono passate al digitale hanno visto un rallentamento significativo delle operazioni, considerando che l’accedere ai documenti e ai dati in formato cartaceo non era più una via percorribile.
“È stata una sorta di illuminazione per molti leader del settore logistico”, ha detto. “Credo che nessuno potesse immaginare la portata dei lockdown e il fatto che fare eccessivo affidamento sull’utilizzo della carta e dei processi manuali non avrebbe funzionato in simili circostanze.”
Angela Gadaev, Manager Portafoglio Prodotti della logistica internazionale di WiseTech Global, concorda su questo punto e sostiene che le aziende che hanno iniziato ad adottare maggiormente processi automatizzati e digitali si sono trovate in una posizione avvantaggiata quando siamo stati colpiti dalla pandemia.
“Sappiamo che i fornitori di servizi logistici devono gestire volumi incredibilmente elevati di dati disparati e non digitalizzati e che processare documenti cartacei richiede tempo e denaro”, ha affermato Gadaev.
“Scegliere di utilizzare documenti elettronici riduce il numero di ore passate a gestire, archiviare, cercare, aggiornare e condividere documenti manuali e, nel contempo, riduce i costi. Mantiene tutte le tue informazioni in un luogo sicuro, con un controllo flessibile sulla visibilità a livello di società, filiale o reparto, così che solo gli utenti o i team autorizzati possano accedere a determinati file.”
Gli spedizionieri stanno ancora affrontando problematiche nel passaggio alla documentazione elettronica
Dunque, come mai l’industria logistica e alcuni spedizionieri sono rimasti indietro rispetto ad altri settori nell’utilizzo di documentazione elettronica?
Le preoccupazioni riguardanti la mancanza di standardizzazione dei documenti elettronici sono uno degli ostacoli che stanno rallentando un passaggio più diffuso al digitale tra i vettori e le aziende del settore logistico.
“Esistono standard universali limitati per la documentazione elettronica. Quindi, in base alla modalità di trasporto e al Paese di origine o destinazione, la documentazione cartacea potrebbe essere richiesta in una o in tutte le casistiche associate a una spedizione”, ha detto Gadaev.
"Il trasporto aereo è caratterizzato da standard avanzati quando si tratta di digitalizzazione dei processi. Tali standard sono stati infatti introdotti molti anni fa per la necessità di velocizzare le operazioni. Ma anche questi processi continuano ad evolversi con la crescita del settore, e anche la normativa continua a cambiare”.
Di certo, un altro fattore che potrebbe rallentare l’adozione della documentazione elettronica è la resistenza interna.
Secondo Scott McCorquodale, Capo della connettività aerea di WiseTech Global, a volte potrebbe risultare difficile convincere le aziende a staccarsi dal modo tradizionale di gestire il lavoro e ad adottare nuovi strumenti che prevedono il cambio dei modelli interni o l’investimento in tecnologie per creare, trasferire e archiviare la documentazione. Tuttavia, se si superano queste remore, le aziende possono fare grandi passi avanti.
“In poche parole, possiamo attribuire questa reticenza alla paura e all’incertezza”, ha detto. “Un’evoluzione costante è sempre stata preferibile rispetto a una rivoluzione drastica, ma con i numerosi leader logistici che sentono che la resistenza al cambiamento è il maggiore impedimento al successo digitale, è il momento per tutti noi di cambiare il modo di pensare”.
La documentazione elettronica guadagna terreno
Tuttavia, sta evolvendo lentamente, almeno in alcune delle zone più sviluppate e importanti del mondo.
Nel 2020, l’International Air Transport Association (IATA) ha annunciato l’obiettivo del settore di raggiungere il 100% di lettere di vettura aerea elettroniche (eAWB) entro la fine del 2022. Questa iniziativa sta anche spingendo il trasporto delle merci verso la digitalizzazione. Ad esempio, Lufthansa Cargo a febbraio 2022 ha annunciato di voler seguire le orme di IATA, a partire dal 27 marzo 2022, con l’inizio della stagione estiva, quando tutte le spedizioni sulle rotte percorribili richiederanno esclusivamente l’utilizzo di lettere di vettura aerea elettroniche.
Inoltre, si prevede che lo scambio elettronico di informazioni sul trasporto merci (Electronic Freight Transport Information, eFTI) dell’Unione Europea entri in vigore ad agosto 2024. Ci si aspetta che questa normativa fornisca un quadro legale alle autorità affinché accettino lo scambio di informazioni sul trasporto merci in formato elettronico, eliminando così la necessità di stampare i documenti.
“Penso che tutti vorrebbero passare completamente alla documentazione digitale. Per fortuna, abbiamo alcune compagnie aeree all’avanguardia, che fanno da guida all’interno del settore, influenzandolo a muoversi in quella direzione”, ha detto McCorquodale.
“Quindi, potremmo trovarci all’inizio di un’ulteriore spinta alla digitalizzazione dei processi del trasporto merci. E CargoWise fa davvero parte di questo cambiamento perché ogni spedizione aerea generata nella piattaforma, ad esempio, è elettronica. Di conseguenza, i dati possono essere sempre inviati di default, a meno che lo spedizioniere non scelga volontariamente di non inviarli”.
Verso un ambiente più digitale e produttivo
Secondo Zengerlin, la mancata produttività non è legata soltanto a ciò che gli impiegati non fanno ma dipende anche da ciò che potrebbero fare in modo molto più efficiente se fossero impegnati in attività davvero importanti, invece di essere bloccati in processi manuali e trasferimenti di dati, molti dei quali potrebbero essere automatizzati.
“La logistica è un settore guidato dai processi. Ogni giorno, le attività vengono ripetute continuamente, con un grado variabile di intervento manuale o esperto”, ha detto. L’eliminazione di attività manuali, ripetitive e soggette ad errore che fanno affidamento su documenti cartacei è sempre la migliore opzione e la loro automatizzazione e accelerazione apporterà vantaggi immediati e significativi alla tua azienda.”
Per Gadaev, ciò è uno dei maggiori benefici della spinta verso l’Electronic Data Interchange e un ambiente più digitale.
“Cosa succede se il tuo personale viene liberato dalle attività ripetitive e che richiedono molto tempo e inizia a dedicarsi maggiormente al miglioramento del servizio al cliente e ad ampliare le proprie competenze? Avrà l’opportunità di attingere alle conoscenze accumulate sull’azienda e di dedicarsi alla comprensione delle esigenze dei clienti, invece di investire le proprie energie nel cercare dati importanti o pezzi di carta”, ha concluso.
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