Embora o trabalho remoto e as reuniões virtuais tenham se tornado normais, a pandemia forçou muita gente em logística a entrar na era digital e a aderir a um ambiente sem papel muito mais rapidamente do que imaginavam ser possível.
Apesar dessa aceleração, de fato, muitas lideranças setoriais já vinham há algum tempo enfatizando a mudança para a documentação digital. Sabiam que depender de documentos físicos para gerenciar cadeias de suprimentos eficientes não só era improdutivo, como uma fórmula para desastres no longo prazo.
É por isso que o fluxo de transações eletrônicas e documentos digitais em todo o setor de logística pode transformar completamente os processos complexos de negócios. Independentemente da modalidade de transporte, trata-se de uma forma eficiente, econômica e segura de transferir informações importantes de negócios relacionadas com o transporte de mercadorias.
Benefícios consideráveis da documentação eletrônica
Além das transações cotidianas, como pedidos ou faturas, o fluxo eletrônico de dados na logística garante a interação operacional entre parceiros de negócios (compradores, fornecedores, 3PL, armazéns, agentes de carga etc.) em todas as fases de um embarque.
“Rapidez sempre foi prioridade para empresas de logística”, diz Aurelie Zengerlin, executiva de desenvolvimento de negócios na WiseTech Global . “É preciso acesso instantâneo aos documentos, desde os conhecimentos de embarque aéreos e marítimos até os manifestos, romaneios de carga, pedidos de compra, faturas e muito mais.”
Segundo Zengerlin, com os confinamentos, muitas empresas de logística que resistiam a migrar para uma cadeia de suprimentos sem papel viram suas operações desacelerarem significativamente, já que não era mais possível acessar os documentos físicos no escritório.
“Foi um momento de grande revelação para muitas lideranças logísticas”, diz ela. "Acho que ninguém poderia imaginar a dimensão dos confinamentos e que a dependência excessiva de papel e processos manuais simplesmente não era adequada para esse tipo de paralisia."
Angela Gadaev, gerente internacional de portfólio de produtos logísticos na WiseTech Global, concorda e acrescenta que as empresas que tinham começado a adotar processos mais automatizados e digitais estavam em vantagem quando a pandemia chegou.
“Sabemos que os prestadores de serviços logísticos precisam gerenciar enormes volumes de dados variados e analógicos, e que o processamento dos documentos incorre em custos e leva tempo”, diz Gadaev.
“Migrar para a documentação digital diminui o tempo gasto gerenciando, preenchendo, procurando, atualizando e compartilhando documentos físicos, ao mesmo tempo que corta custos. Mantém toda as informações em um lugar seguro, com controle flexível de acesso baseado em empresa, filial ou departamento. Assim, apenas pessoas ou equipes autorizadas podem acessar arquivos específicos.”
Agentes de carga ainda enfrentam desafios na migração para a documentação eletrônica
Então, por que o setor de logística e alguns agentes de carga ficam atrás de outros setores quando se trata de adotar documentação eletrônica?
As preocupações relacionadas com a falta de padronização de documentos eletrônicos são um dos obstáculos que atrasam uma adoção maior por parte das transportadoras internacionais e empresas do setor de logística.
“A padronização universal de documentos eletrônicos é limitada. Por isso, dependendo da modalidade de transporte e do país de origem ou destino, é possível que sejam necessários documentos físicos para um ou mais registros vinculados com um embarque”, afirma Gadaev.
“No que diz respeito à digitalização de processos de carga, o modal aéreo têm padrões avançados que foram estabelecidos há muitos anos, em função da necessidade de rapidez. Mas mesmo esses processos maduros continuam mudando conforme o setor cresce e, consequentemente, as obrigações regulatórias aumentam.”
Obviamente, outro fator que pode atrasar a adoção da documentação eletrônica é a resistência interna.
Segundo Scott McCorquodale, chefe de conectividade na WiseTech Global, às vezes é difícil convencer as empresas a abandonarem o jeito tradicional de fazer as coisas e a adotarem ferramentas novas que envolvam mudança de modelos internos ou investimentos em tecnologia para gerar, transferir e armazenar a documentação. Superar essa resistência poder ajudar a empresa a ir adiante.
“Resumidamente, essa barreira quase sempre se deve a medo e incerteza”, diz ele. “É sempre melhor uma evolução segura e estável do que uma revolução drástica, mas, com tantas lideranças logísticas percebendo que a resistência à mudança é o maior impeditivo ao sucesso digital, é hora de mudar a mentalidade de todos nós.”
A documentação eletrônica ganha espaço
Entretanto, a evolução está acontecendo aos poucos, pelo menos nos segmentos mais desenvolvidos e importantes do mundo.
Em 2020, a Associação Internacional de Transporte Aéreo (IATA) anunciou o objetivo setorial de ter 100% de conhecimentos aéreos eletrônicos (eAWB) até o fim de 2022. Essa iniciativa também está impulsionando a digitalização. Por exemplo, a Lufthansa Cargo anunciou em fevereiro de 2022 que seguiria a orientação da IATA, começando com a programação de verão, a partir de 27 de março de 2022, quando todos os embarques em rotas normais precisariam apresentar apenas eAWB.
Além disso, a União Europeia prevê que as Informações Eletrônicas sobre o Transporte de Mercadorias entrarão em vigor no mês de agosto de 2024. A expectativa é que essa regulamentação propicie um arcabouço jurídico para que os órgãos públicos aceitem como válidas as informações de transporte de carga em formato eletrônico, eliminando a necessidade de documentos impressos.
“Acho que todos gostariam de ter uma documentação totalmente digital. Felizmente, existem algumas companhias aéreas muito progressistas trabalhando para isso acontecer, e são empresas que definem grande parte dos rumos do setor”, explica McCorquodale.
“Sendo assim, podemos estar no começo de um novo avanço na digitalização do processo de carga. E CargoWise faz parte desse progresso, porque todos os embarques gerados na plataforma são eletrônicos. A consequência é que o envio de dados agora é padrão, a menos que o agente de carga decida deliberadamente ao contrário.”
Rumo a um ambiente mais produtivo e sem papel
De acordo com Zengerlin, a perda de produtividade não se refere apenas ao que os funcionários não fazem bem, mas também ao que deixam de fazer de forma muito mais eficiente por não estarem alocados em áreas onde são realmente necessários, mas sim sobrecarregados com processos em papel e tarefas de transferência de dados, muitas das quais podem ser automatizadas.
“A logística é um setor baseado em processos. Todos os dias, as tarefas são repetidas várias vezes, com diferentes graus de intervenção manual ou técnica", diz ela. “Acabar com as atividades intensivas em mão de obra, repetitivas e propensas a erro é sempre a melhor opção. Automatizar e agilizar essas tarefas traz benefícios imediatos e significativos para a sua empresa.”
Para Gadaev, esse é um dos principais ganhos com os avanços de EDI e de um ambiente menos dependente de papel.
“O que acontece é que a sua equipe fica liberada das partes repetitivas e demoradas de suas incumbências para se concentrar em melhorar o atendimento ao cliente e ampliar suas habilidades. Abre-se espaço para que as pessoas possam aproveitar o conhecimento adquirido sobre a empresa e os clientes, em vez procurar pedaços de papel ou digitar dados", conclui.
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