Si le télétravail et les réunions virtuelles semblent aujourd’hui être rentrés dans la norme, la pandémie a propulsé de nombreux acteurs du secteur logistique dans l’ère numérique et dans la dématérialisation bien plus rapidement qu’ils ne l’auraient jamais imaginé.
Mais malgré cette accélération, de nombreux leaders du secteur avaient déjà donné la priorité à la documentation numérique depuis un certain temps, sachant que le recours au papier pour gérer des chaînes logistiques efficacement est non seulement contre-productif, mais constitue également un risque à long terme.
En effet, l’échange de
transactions électroniques et de documents numériques
au sein de l’écosystème logistique peut transformer complètement des processus commerciaux complexes. Quel que soit le mode de transport, cette méthode est efficace, économique et sûre pour transférer des informations commerciales importantes liées au transport de marchandises.
Les avantages majeurs des documents électroniques
Au-delà des transactions quotidiennes telles que les commandes ou les factures, l’échange de données électroniques en logistique assure l’interaction opérationnelle entre les partenaires commerciaux (acheteurs, fournisseurs, entrepôts 3PL, transitaires, etc.) à toutes les étapes du cycle de vie d’une expédition.
« La rapidité a toujours été une priorité pour les entreprises de logistique », déclare Aurelie Zengerlin, responsable du développement commercial chez WiseTech Global . « Vous devez avoir accès à vos documents en un clic, qu’il s’agisse d’Air Waybill, de Bills of Lading, de manifestes, de chargements de fret, de bons de commande, de factures, etc. »
Selon Mme Zengerlin, face aux confinements, de nombreuses entreprises de logistique qui résistaient à l’idée de passer à une chaîne logistique dématérialisée ont vu leurs opérations ralentir considérablement, l’accès aux documents papier et aux dossiers dans les bureaux n’étant plus une option viable.
« Ce fut un moment de prise de conscience pour de nombreux responsables logistiques », déclare Mme Zengerlin. « Je ne pense pas que quiconque aurait pu imaginer l’ampleur des blocages et le fait que la dépendance excessive à l’égard du papier et des processus manuels ne fonctionnerait pas dans de telles circonstances ».
Angela Gadaev, responsable du portefeuille de produits logistiques internationaux chez WiseTech Global, partage cet avis et affirme que les entreprises pionnières dans l’adoption de processus plus automatisés et dématérialisés ont pris les devants lorsque la pandémie a frappé.
« Nous savons que les prestataires de services logistiques doivent gérer des volumes incroyablement élevés de données disparates et non numérisées, et que le traitement de ces documents papier entraîne des coûts et du temps », explique Mme Gadaev.
« Le passage à la documentation électronique réduit le nombre d’heures consacrées à la gestion, au classement, à la recherche, à la mise à jour et au partage des documents manuels, tout en réduisant les coûts. Toutes les informations sont conservées dans un endroit sûr, avec des contrôles de visibilité flexibles basés sur l’entreprise, la succursale ou le service, de sorte que seules les personnes ou les équipes autorisées peuvent accéder à des fichiers spécifiques ».
Le passage à la documentation électronique reste un défi pour les transitaires
Pourquoi le secteur de la logistique et certains transitaires sont-ils en retard par rapport à d’autres secteurs en ce qui concerne l’adoption de la documentation électronique ?
Le manque de standardisation des documents électroniques est l’un des obstacles qui ralentit la généralisation du passage au numérique chez les transporteurs et les entreprises de logistique.
« Il existe peu de normes universelles en matière de documentation électronique. Par conséquent, en fonction du mode de transport et du pays d’origine ou de destination, la documentation papier peut être requise pour un ou tous les documents associés à une expédition », explique Mme Gadaev.
« Le transport aérien dispose de normes avancées en matière de numérisation du processus de fret aérien. Ces normes ont été établies il y a de nombreuses années en raison de la nécessité d’accélérer les opérations. Mais même ces processus continuent d’évoluer à mesure que le secteur se développe et que les besoins en matière de conformité réglementaire augmentent ».
La résistance en interne est un autre facteur qui peut ralentir l’adoption de la documentation électronique.
Selon Scott McCorquodale, responsable de la connectivité des compagnies aériennes chez WiseTech Global, il est parfois difficile de convaincre les entreprises d’abandonner leur mode de fonctionnement traditionnel et d’adopter de nouveaux outils qui impliquent de modifier les modèles internes ou d’investir dans la technologie pour créer, transférer et stocker la documentation. Toutefois, si ces difficultés sont surmontées, elles peuvent aider l’entreprise à aller de l’avant.
« Pour dire les choses simplement, nous pouvons souvent mettre cette réticence sur le compte de la peur et de l’incertitude », explique-t-il. « Une évolution constante a toujours été considérée comme étant préférable à une révolution radicale, cependant de nombreux responsables logistiques estiment aujourd’hui
que la résistance au changement est le principal obstacle à la réussite numérique. Il est donc grand temps pour nous tous de changer notre façon de penser ».
La documentation électronique gagne du terrain
La documentation électronique gagne du terrain, mais elle évolue lentement, du moins dans certaines des régions les plus développées et les plus importantes du monde.
En 2020, l’Association internationale du transport aérien (IATA) a annoncé que l’objectif de l’industrie était d’atteindre les 100 % d’Air Waybills électroniques (e-AWB) d’ici à la fin de 2022. Cette initiative pousse également le fret vers la numérisation. Par exemple, Lufthansa Cargo a annoncé en février 2022 qu’elle suivrait l’exemple de l’IATA à partir de la saison estivale, le 27 mars 2022, date à laquelle toutes les expéditions sur les lignes praticables ont nécessité exclusivement des e-AWB.
En outre, en août 2024, les Informations électroniques relatives au transport de marchandises de l’Union européenne devraient entrer en vigueur. Cette législation devrait fournir un cadre juridique permettant aux autorités d’accepter l’échange d’informations sur le transport de fret sous forme électronique comme format valide, éliminant ainsi la nécessité d’imprimer les documents.
« Je pense que tout le monde aimerait passer à une documentation entièrement numérique. Heureusement, nous avons quelques compagnies aériennes pionnières qui ouvrent la voie au sein de l’industrie, incitant à prendre cette direction », a déclaré M. McCorquodale.
« Il se pourrait donc que nous soyons au début d’une nouvelle montée de la numérisation du processus de fret. CargoWise fait partie intégrante de ce changement. Par exemple, chaque expédition aérienne générée par la plateforme est électronique. Par conséquent, les données sont toujours envoyées par défaut, à moins que le transitaire ne choisisse consciemment de ne pas les envoyer ».
Vers un environnement plus productif et dématérialisé
Selon Mme Zengerlin, le manque de productivité n’est pas seulement lié à ce que le personnel ne fait pas bien, mais aussi à ce qu’il pourrait faire beaucoup plus efficacement s’il s’occupait de tâches vraiment importantes, au lieu d’être coincé dans des processus manuels et des transferts de données, dont beaucoup pourraient être automatisés.
« La logistique est un secteur axé sur les processus. Chaque jour, des tâches sont répétées encore et encore, avec plus ou moins d’interventions manuelles ou de spécialistes », explique-t-elle. « L’élimination des activités laborieuses, répétitives et sujettes aux erreurs qui reposent sur des documents physiques est toujours la meilleure option, et l’automatisation et l’accélération de ces tâches offriront des opportunités immédiates et significatives à votre entreprise ».
Pour Mme Gadaev, il s’agit là de l’une des principales retombées de l’adoption d’EDI et d’un environnement dématérialisé.
« Votre personnel sera libéré des tâches répétitives et chronophages pour se consacrer davantage à l’amélioration du service client et à l’élargissement de ses compétences. Un espace est créé pour permettre au personnel de s’appuyer sur sa connaissance de l’entreprise et de ses clients, plutôt que sur sa capacité à trouver des documents papier ou à saisir des données », conclut-elle.
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