從歷史的角度看來，航空貨運業在採用電子文件方面一直不太積極，這導致對手動操作的依賴，有時甚至容易出錯。 但現在，情況已有轉變，而且速度驚人。
「由於供應鏈仍然承受著巨大壓力，且航空貨運需求沒有放緩的跡象，許多業界領袖比以往更加專注於實施新的數位化流程，以推動卓越營運並在競爭中脫穎而出。」慧諮環球航空公司連接經理 Scott McCorquodale 表示。
「雖然這需要一些時間，但理想情況下，物流公司和貨運代理正在期待一個無紙化的未來，像空運提單這樣的文件將完全透過航空公司訊息傳輸來處理。」
全力支持無紙化供應鏈的來臨
儘管空運產業在很大程度上仍依賴書面文件，但近期已開始構想一個更加無紙化的未來，而國際航空運輸協會（IATA）正引領此一變革。
McCorquodale 認為，IATA 基於幾個原因正努力推動數位化。一個主要推動因素是，無紙化將允許業界關鍵參與者隨時隨地了解貨物的進展情況，無論他們在供應鏈中身處何地或擔任何種角色。
「貨物從起運地到目的地的基本流程，是由一系列複雜的過程所組成，而客戶希望每個過程都能透明化。」他表示。
「如果擁有一個數位連結且整合的航空貨運供應鏈，數據共享可以完全數位化，為所有利益相關者提供端到端的貨運可見性。這代表當任何一方透過電子化更新資訊，所有人都能立即掌握貨物在供應鏈的所在環節；這樣一來，就能減少未知數，整個流程也更加順暢無阻。」
數位化流程為貨運代理商及其客戶提供了一系列好處
在貨櫃短缺和國際港口擁塞的情況下，航空貨運所提供的速度以及整體運力的提升，對許多公司來說極具價值。
「一個貨運代理希望找出最有效的貨物運送方式，像過去那樣一一查找航空公司航線以及航班資訊的方式已然過時，因為航班時刻表的變化非常快速。」慧諮環球物流數據和連接區域副總裁 Jorre Cobelens 說。
「貨代若沒有適當的科技工具，只能盲目地打電話或發郵件去蒐集所需資訊；這種查詢方式不但令您手忙腳亂，同時也容易出錯。」
Cobelens 表示，在這些方面，科技和電子文件可以發揮關鍵作用，使整個流程更有效率。
「航空公司發現銷售管道數位化的必要性日益增加。即時與物流公司和貨運代理共享操作數據，不僅簡化了訂艙流程，也方便航空公司有效地控制載貨運力。
此外，擁有直接的操作數據交換介面可以縮短處理時間、減少錯誤，最終降低整體成本。例如：即時直接電子訂艙功能，協助貨代立即處理訂艙，並能即時回應客戶。」他表示。
儘管業界已採納數位化應用，但複雜度依然不減
當然，隨著貨運代理對於文件的數位化程度愈普及，他們需要從託運人那裡獲取的資料內容也就愈廣，包括安檢、生物保安、檢疫、報關，以及貨物的基本託運資料等。
所幸，貨運代理商與航空公司之間的流程相對成熟，空運提單資料必須預先申報。但隨著輸入的資料愈來愈多，文件從紙本轉向電子化，仍然會遇到一些挑戰。
「我想最大的挑戰是複雜性。」Cobelens 說。「這個產業應該透過數位化來採用更好、更智慧、更高效的流程，這說起來簡單，執行起來卻不容易，因為有太多整合的元素掌握在外部各單位手中，而這些外部單位可能不容易推動數位化。
因此，透過像 CargoWise 這樣的整合系統來促進改變極為重要。此外，透過一個集中的系統，您可以消除多次登入外部入口網站的需求，這不僅提高效率，還能確保貨運代理妥善保護敏感數據，包括合約和費率等資料。」
實現無紙化供應鏈操作
在分秒必爭的環境中，如何確保您的團隊、海關、代理商和合作夥伴在正確的時間獲得正確的資訊？ 儘管貨物運輸要求大量的書面文件及單證，但其轉向數位化環境可能比您想像得更簡便快速。
「最終，航空貨運連接的未來發展仍然保持未知。毫無疑問的，航空公司和貨運代理現在對於科技實施上的投資，將讓他們在未來處於優勢地位。」McCorquodale 說。
「例如，使用我們的 電子訂艙功能 代表您不再需要在電話線上苦苦等候，也不需要守著電腦等待對方的郵件回覆。重要的是，貨代公司可以在自己適當的時間，直接從自己的操作系統進行訂艙，免除資料重複輸入並提高效率。」
實施此項功能後，當訂艙從計劃轉為確認時，或當航空公司在確認訂艙後又對訂艙進行修改時，用戶都能看到訂艙狀態和即時狀態的更新。
更重要的是，即時更新能讓用戶了解所有航程是否確認，或是還有部分或多個轉運航程仍待確認。這不僅減少了手動訂艙所花費的時間，若航空公司的系統支援此功能，還能提供訂艙狀態的可見性和即時更新。
「整個供應鏈需要龐大的資料流動來支援空運流程，因此，不管是在訂艙階段還是在貨物運輸過程，資料的管理變得至關重要。」 McCorquodale 說。
「在提升空運業務方面，科技所扮演的角色快速演變，我預測，當五年後我們再度回顧時，將會看到一個效率更高、連結更強、技術更專精的產業。」他總結道。
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