L’histoire de la logistique est aussi une histoire d’automatisation. De la machine à vapeur au chariot élévateur, en passant par les préparateurs de commande robotisés d’aujourd’hui, l’évolution de la technologie a joué un rôle important dans l’évolution du secteur.
S’il existe des précédents en matière d’accélération et de priorisation de l’automatisation de la saisie des données, certaines entreprises de logistique n’ont pas encore franchi le pas, et cela pourrait leur coûter cher.
« Le recours à des documents physiques et à la saisie manuelle de données peut s’avérer long et coûteux, en particulier lorsqu’il s’agit de faire face à des confinements ou de gérer des expéditions urgentes », explique Darren Matthews, analyste du développement commercial mondial chez WiseTech Global.
« Avec autant de perturbations en cours dans l’ensemble du secteur, les initiatives de transformation numérique sont une priorité, à tous les niveaux de l’entreprise. C’est vraiment le moment idéal pour essayer de remplacer les anciens processus manuels par de la technologie et de l’automatisation qui permettent à l’innovation de prospérer ».
Le casse-tête de la saisie manuelle des données
Les prestataires de services logistiques doivent gérer des volumes incroyablement élevés de données fragmentées et non digitalisées, qu’il s’agisse de Bills of Lading scannés, de factures, d’Air Waybills, etc.
Comme pour toute tâche nécessitant une main-d’œuvre importante, les entreprises qui continuent de s’appuyer sur la saisie manuelle des données courent des risques, entraînant des remaniements, des doublons et même des sanctions potentielles pour non-conformité.
« Nombreux sont ceux qui affirment que saisir des données inexactes est l’une des erreurs les plus coûteuses commises par les entreprises de logistique », explique M. Matthews. « En effet, les risques d’erreurs sont très nombreux, surtout lorsque l’on est confronté à des différences linguistiques, juridiques et de localisation ».
Mais il ne s’agit pas seulement d’un risque d’erreur considérable. Selon Matthews, les processus manuels ne permettent pas aux fournisseurs de disposer d’informations complètes et fiables, ce qui rend difficile l’extension de leurs activités.
« Classer des documents dans différents bureaux et les passer au crible pour trouver les données pertinentes prend du temps et augmente les dépenses potentielles. Si l’on ajoute à cela le volume élevé de transactions que les prestataires de services logistiques cherchent à exécuter, il en résulte plusieurs défis qui peuvent être difficiles à relever ».
Les contraintes d’efficacité de la saisie manuelle des données
Scott McCorquodale, responsable de la connectivité des compagnies aériennes à WiseTech Global , se souvient de l’époque où les Air Waybills étaient complétées manuellement puis transcrites dans un ordinateur, et se réjouit que cette époque soit révolue.
« Le secteur du fret aérien a longtemps été dépendant de processus papier, entraînant des inefficacités significatives. Cependant, ces dernières années, de nombreuses compagnies aériennes ont adopté des projets de transformation numérique ».
Selon McCorquodale, de nombreuses compagnies aériennes encouragent les transitaires à complètement abandonner les processus manuels et à effectuer des réservations en ligne pour leur capacité de fret aérien, que ce soit sur le site de la compagnie aérienne, sur des portails dédiés en ligne, ou via un système d’exploitation du transit, tel que CargoWise.
« Le transitaire qui ne passe pas à l’e-réservation doit tenir compte du fait que certaines compagnies aériennes appliquent désormais des frais supplémentaires pour les réservations manuelles », explique-t-il. « Mais il va sans dire que pour de nombreux transitaires, le processus traditionnel de réservation de fret aérien, basé sur des méthodes de communication telles que le téléphone et les e-mails, est aujourd’hui tellement inefficace qu’ils doivent simplement passer à la méthode électronique, au risque d’être laissés pour compte ».
Une paralysie de la productivité
Ashley Skaanild, vice-président régional chargé des données logistiques et de la connectivité maritime à WiseTech Global, partage les mêmes préoccupations en matière d’efficacité et affirme que si la technologie peut être très puissante, les prestataires de services logistiques doivent se garder d’utiliser un trop grand nombre de systèmes logiciels fragmentés ou, pire encore, non sécurisés.
Selon lui, si certaines petites entreprises ont lancé des produits numériques répondant aux besoins spécifiques des clients, elles ne se concentrent souvent que sur des segments limités de la chaîne logistique. Ainsi, l’expéditeur, le transporteur ou le transitaire sont obligés de mettre au point des solutions multiples, ce qui peut s’avérer coûteux et comporter des risques considérables.
Par exemple : la saisie manuelle et le transfert de données entre ces différents systèmes et opérateurs prennent beaucoup de temps, et le risque d’erreur augmente à chaque fois que les informations sont saisies à nouveau. De plus, il devient presque impossible de maintenir la visibilité des tâches dans l’ensemble de l’organisation, ce qui entraîne un double travail, pouvant avoir une incidence sur la satisfaction des clients.
« Il est clair qu’une approche multi-systèmes engendre de nombreuses possibilités d’erreurs et de cyber-risques, contrairement à la saisie des données dans une plateforme logistique complète qui peut communiquer l’information à de multiples transporteurs de manière harmonieuse », ajoute-t-il.
La technologie au service de la saisie rapide des données
Il est indéniable que les données nécessaires pour envoyer des marchandises d’un point A à un point B sont vastes et complexes. En conséquence, le secteur a vu une augmentation des technologies d’apprentissage automatique et de langage naturel conçues pour automatiser les processus tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
Selon Matthews, cette technologie, utilisée dans CargoWise, notre plateforme logistique mondiale profondément intégrée , aide les entreprises à passer à un environnement plus automatisé, plus dématérialisé et plus productif.
« En gros, nous supprimons une grande partie des processus de saisie de données laborieux et sujets aux erreurs, en les simplifiant et en les rendant beaucoup plus efficaces ».
« Une fois les données dans le système, nous ajoutons des modèles de pertinence et de recherche, ainsi qu’une gestion des exceptions et des processus, afin d’aider nos clients à trouver et à se concentrer sur ce dont ils ont besoin maintenant, en réduisant le superflu », ajoute-t-il.
C’est grâce à ces automatisations intelligentes, ainsi qu’à des données nettoyées, agrégées et standardisées pour l’ensemble des fournisseurs, que McCorquodale estime que les transitaires peuvent réagir rapidement et prendre des décisions en temps voulu.
« Pour ce qui est du fret aérien en particulier, les associations sectorielles, notamment l’Association internationale du transport aérien, ont joué un rôle moteur au fil des ans. En effet, plusieurs plateformes logistiques, telles que CargoWise, soutiennent déjà ces initiatives de digitalisation et sont améliorées en fonction de nouveaux projets, tels que ONE Record de l’IATA .”
Tirer les leçons du passé pour favoriser la transformation à l’avenir
Un changement de système par rapport à « la façon dont nous avons toujours procédé » suscite toujours des inquiétudes. Il en va de même pour la saisie des données.
Cependant, la saisie manuelle des données est longue et coûteuse. Il faut beaucoup de ressources pour maintenir des normes de précision élevées. Et pour les transitaires qui traitent chaque jour des volumes croissants de documents, les erreurs peuvent vite leur coûter cher.
« L’automatisation de la saisie des données permet de gagner en rapidité, tout en améliorant la qualité », conclut Matthews.
« Ils récolteront les bénéfices d’une meilleure vitesse et précision, 24h/24, 7j/7, de sorte que leur personnel pourra se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Et surtout, c’est en fin de compte une approche plus cohérente qui les préparera à un succès réel et à long terme ».
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