雖然遠距工作和虛擬會議已成為常態，但疫情迫使許多物流業者進入數位時代和更加無紙化的環境，速度比他們想像得要快得多。
儘管速度加快，實際上早在一段時間之前，很多物流業領導者就已將文件數位化列為優先要務了。他們深知仰賴書面文件來操作高效率的供應鏈，不僅徒勞無功，從長遠來看還可能帶來災難。
因為在整個物流業生態系統中進行電子交易和數位文件 交換，可以翻轉複雜的業務流程。無論採用何種運輸方式，電子資料交換都是一種高效、經濟且安全的方式，用來傳輸貨運相關的重要業務資訊。
電子文件的巨大優勢
物流操作中的電子資料交換，除了用於訂單或發票等日常交易外，還能確保業務合作夥伴（買方、供應商、第三方物流倉庫、貨運代理等），在貨運週期的各個階段進行業務互動。
「速度一直是物流公司的優先考慮事項。」 慧諮環球的業務發展主管 Aurelie Zengerlin 說 。「您需要在一收到通知時立刻取得所需文件，從空運提單和海運提單，到艙單和裝貨清單、採購訂單、發票等等。」
Zengerlin 表示，許多不願轉向無紙化供應鏈的物流公司，在疫情封鎖期間業務明顯下滑，因為回到辦公室使用書面文件已不再可行。
「這對許多物流領導者而言，無異是一記當頭棒喝。」她說。「沒人想像得到封鎖的規模，也不會知道過度依賴書面文件和手動流程根本應付不了這種斷鏈狀況。」
慧諮環球國際物流產品組合經理 Angela Gadaev 表示認同，她說那些已開始採行更自動化和無紙化流程的公司，在疫情爆發時就已佔盡優勢。
「我們知道，物流供應商必須管理大量各式各樣的非數位化數據，而處理這些書面文件不僅增加成本，還浪費時間。」Gadaev 說。
「改用電子文件可減少管理、歸檔、搜尋、更新和手動分享文件的時間，同時還能降低成本。更可將您所有資料保存在一個安全的位置，根據公司、分公司或部門進行靈活的可見性控制，因此只有獲得核准的個人或團隊可以取得特定檔案。」
貨代改採電子文件的過程仍困難重重
為什麼物流業和一些貨代公司在改採電子文件方面仍落後其他產業？
阻礙運輸業者和物流公司廣泛採用數位化的一大原因，就是對電子文件缺乏標準化的擔憂。
「目前電子文件的通用標準有限。因此，根據不同的運輸方式和起運港或目的港國家，與一筆貨運相關的一項或全部記錄可能需要書面文件。」Gadaev 說。
「空運這一運輸方式在空運流程數位化方面，由於速度的需要，在好幾年前確實建立了先進的標準。但即使是這些成熟的流程，也會隨著產業發展和合規需求的增長而不斷演變。」
當然，電子文件實行效率不彰的另一個原因，就是內部抗拒。
慧諮環球航空公司連接總監 Scott McCorquodale 表示，有時很難說服公司擺脫舊有方式，改採涉及內部模式變更的新工具，或投入科技來建立、轉換及儲存文件。但如果能克服這點，企業將能大步向前邁進。
「簡單來說，這種消極態度通常可以歸因於恐懼和不確定性。」他說。「安全穩定的演變總是比劇烈的變革更受青睞，但很多物流領導者認為抗拒變革是成功實施數位化的最大障礙，因此現在是我們所有人換位思考的時候了。」
數位文件正篷勃發展
然而，至少在較發達和重要的地區，情況正在發生緩慢變化。
2020年，國際航空運輸協會（IATA）宣布了一項產業目標：在 2022 年底實現 100% 電子空運提單（eAWB）。這項措施也促進了貨運流程的數位化。舉例來說，漢莎貨運航空於 2022 年 2 月宣布，將遵循 IATA 的要求，從 2022 年 3 月 27 日的夏季航班開始，在可行航線上運輸的所有貨物必須僅採用 eAWB。
此外，歐盟的 電子貨運資訊（Electronic Freight Transport Information) 將於 2024 年 8 月生效。此法規預計提供法律框架，使主管機關接受電子形式的貨運文件為有效格式，而無需再列印文件。
「我想所有人都希望文件完全數位化。所幸有些非常進步的航空公司，設定許多產業目標並努力去實現。」McCorquodale 說。
「因此，我們現在可能正處於推動空運流程數位化的開端。而 CargoWise 在這個過程絕對扮演很重要的角色，因為，舉例來說，從 CargoWise 平台所生成的每筆空運記錄皆為電子形式，因此目前資料都是預設發送，除非貨代選擇不自動發送。」
邁向一個無紙化的高效環境
Zengerlin 表示，效率不彰不單只是因為員工表現不佳，還因為他們被安排從事本可以自動化的書面流程和資料傳輸工作，如果他們能被重新安排到真正需要他們的領域，他們將可發揮極大的效率。
「物流是流程驅動的產業。每天，任務都會不斷重覆，需要不同程度的人力或專業人士投入。」她說。「消除依賴書面文件的勞力密集型、重覆性和容易出錯的工作是最佳上策，自動化並加快這類任務，能立即帶來重大效益。」
對 Gadaev 來說，這是推行電子資料交換（EDI）和轉向更無紙化環境的一大收穫。
「這樣的結果，可以讓員工從耗時的重覆性工作解放出來，轉而把心力放在改善客戶服務和擴展技能上。 如此他們有餘裕可以運用自己累積的業務知識，並與客戶建立更深的關係，而不是把能力用在翻找文件或輸入資料上。」她總結道。
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